Tổ chức sự kiện là hình thức truyền tải một thông điệp thông qua các phương tiện truyền thông để tiếp cận công chúng. Hiện nay, hoạt động này thường xuyên được các doanh nghiệp tổ chức nhằm mục đích quảng bá thương hiệu, tiếp cận thị trường mục tiêu. Vậy làm thế nào để sự kiện đó được tổ chức một cách khoa học để người tham dự có thể dễ dàng hiểu nắm thông tin?
1.Hỗ trợ cho các chiến dịch quảng bá của doanh nghiệp nhằm xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đó.
Thông qua tổ chức sự kiện, đây là bước tiền đề cho chiến dịch quảng bá với quy mô lớn hơn của doanh nghiệp. Từ đó nhằm xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm của mình trong lòng khách hàng.
2.Giúp cải thiện, thay đổi cách nhìn nhận, đánh giá của công chúng về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
Có thể trước khi sự kiện của doanh nghiệp được tổ chức, công chúng còn chưa biết về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp hoặc chưa có cái nhìn đúng đắn nhất về nó. Thông qua tổ chức sự kiện, qua đối thoại trực tiếp của doanh nghiệp và khách hàng cũng như những thông tin của doanh nghiệp đưa ra về sản phẩm, dich vụ chắc chắn sẽ làm khách hàng hiểu và cải thiện cách đánh giá của mình về nó.
3.Phát triển những hiệu ứng của truyền thông để hướng tới khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp.
Thông qua việc đưa tin của các phương tiện truyền thông về sự kiện của doanh nghiệp, họ đã tận dụng tối đa hiệu ứng này để đưa sản phẩm, dịch vụ của mình tiếp cận đến những khách hàng mục tiêu. Qua đó nhằm mở rộng thị phần của mình trên thị trường.
Cách thức tổ chức sự kiện một cách khoa học nhất
Để tổ chức sự kiện một cách khoa học nhất cũng như tạo được sự ấn tượng nhất định cho những người tham dự, ban tổ chức cần lên kế hoạch và phân chia thành các giai đoạn của sự kiện. Trong mỗi giai đoạn sẽ có kế hoạch hoạt động chi tiết cụ thể.
1.Giai đoạn trước khi sự kiện diễn ra:
Xác định nội dung, mục đích của sự kiện: đây là khâu đầu tiên và quan trọng để tổ chức sự kiện thành công. Chỉ có xác định rõ ràng được nội dung và mục đích của sự kiện là gì mới có thể bám sát chủ đề để tổ chức.
Lên kế hoạch kinh phí tổ chưc sự kiện: có kế hoạch về kinh phí dự trù cho tổ chức là bao nhiêu sẽ giúp dễ dàng hạch toán và chi tiêu hợp lý, tránh lãng phí hoặc chi không đúng mục đích.
Xác định thời gian, địa điểm tổ chức, danh sách khách mời: thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện cần đảm bảo phù hợp với nội dung sự kiện, phù hợp với số lượng khách mời và đảm bảo thuận tiện trong các vấn đề giao thông cũng như tiện ích đi kèm.
Thành lập nhân sự tổ chức: nhân sự tổ chức sự kiện cần là những người có chuyên môn, kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Cần có sự phân công công việc cụ thể cho từng người.
Tiến hành lên kịch bản cụ thể cho chương trình:cần lên một kịch bản chi tiết cho toàn bộ nội dung chương trình.
Xúc tiến quảng bá cho sự kiện: cần tiến hành quảng bá cho sự kiện để thu hút sự chú ý của công chúng đối với sự kiện
2.Giai đoạn thực hiện sự kiện
Thực hiện đón tiếp khách mời, và thực hiện các khâu đúng như trong kịch bản ban đầu nêu ra để mọi việc có thê diễn ra trôi chảy, suôn sẻ.
3.Kết thúc sự kiện
Rút ra bài học kinh nghiệm và thực hiện tạo dựng mối quan hệ cũng như chăm sóc khách hàng.
Địa chỉ chuyên tổ chức sự kiện uy tín nhất hiện nay
Nếu bạn còn phân vân chưa biết lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện nào để đảm bảo tính khoa học, chuyên nghiệp thì Sự kiện Quy Nhơn chính là lựa chọn hàng đầu hiện nay. Với các gói dịch vụ đa dạng, nhân viên giàu kinh nghiệm, chuyên môn sẽ thực sự khiến bạn hài lòng.
